Organización y operación de almacenes

Siendo una parte de las operaciones logísticas, la organización y operación eficiente de los almacenes requiere de un análisis y una planificación previa que siente las bases.

Nuestra actividad se centra, en las instalaciones nuevas, en analizar el escenario específico y, en estrecho contacto con los responsables de la operación, diseñar la mejor disposición, seleccionar las herramientas necesarias y redactar los procedimientos estándar que permitan la operación futura en forma segura, eficiente y eficaz.

La misma lógica seguimos con las instalaciones que ya están operativas, aprovechando la experiencia del personal responsable para hacer la reingeniería.

También establecemos indicadores de gestión. Ellos están referidos al inventario en sí, a las operaciones que el almacén realiza y a la calidad de servicio al cliente interno o externo.

  Catalogación y Normalización de Materiales

Una de las mayores dificultades que se encuentran en los almacenes es la descripción de los materiales. No estando ésta hecha en base a máscaras que hubieran uniformizado sus características, se producen muy fácilmente duplicaciones, lo que lleva a sobre stocks innecesarios. La práctica habitual de permitir la apertura de SKU´s por parte de diferentes sectores, con diferentes criterios en cuanto a requerimientos y maneras de especificar, contribuye a la confusión.

La propuesta de solución a este gravísimo problema es el aporte a un grupo de catalogación y normalización de materiales que debe formarse. Trabajando sobre el stock existente, este equipo debe uniformizar formatos y participar en un comité, formado también por personal de mantenimiento y compras, donde se resuelva la racionalización.

  Optimización del Inventario de Materiales y Repuestos

Los inventarios de materiales, insumos y repuestos son a la vez una carga para cualquier compañía y una necesidad para operar. No solo es gravoso su costo de mantenimiento en stock y su costo financiero e impositivo sino que pueden llevar a reducir la liquidez a un punto tal que torne el negocio inoperable.

Pero la falta de materiales también detiene las operaciones, sean éstas industriales o comerciales, de suerte que es necesario hallar un nivel óptimo que con la menor carga haga compatible el funcionamiento.

Consideramos a los materiales, repuestos e insumos como clasificados en dos grandes grupos a los efectos del tratamiento de inventario: aquellos cuyo uso es regular, previsible dentro de determinados rangos, y los que tienen uso esporádico, esencialmente no previsibles. El análisis del stock óptimo es diferente para cada uno de los dos grupos.

Para el primero se debe buscar el stock más bajo compatible con un nivel de servicio elegido. Ello conlleva tomar en cuenta las variabilidades en los consumos (o de las ventas si se tratase de un comercio), y las entregas por parte del proveedor.

El segundo grupo tiene características totalmente diferentes y se trata en la mayoría de los casos de repuestos. En este caso el stock debe interpretarse como un seguro contra la indisponibilidad del equipo, ya que la razón de mantener un inventario es exclusivamente para cubrir la eventualidad de que la pieza puesta en la máquina deje de cumplir su función y, en esas circunstancias, no tener que esperar la entrega del repuesto por parte del proveedor. En las operaciones comerciales los vemos en los productos de venta esporádica.

Los conceptos de rotación y stock óptimo económico carecen de significado, estando el nivel de inventario ligado a la pérdida económica potencial, al costo y a la probabilidad de consumo, entre otros factores.

De los comentarios anteriores se sigue que el análisis de inventario debe realizarse a nivel de cada material. Este trabajo detallado, SKU por SKU, aprovechando apenas las analogías que puedan haber entre unidades similares es ciertamente tedioso pero imprescindible si se busca tener un inventario sano y no puede, por lo general ser decidido por una sola persona, exigiendo la conformación de un Grupo.

Nuestra experiencia se aplica en proveer la capacitación para suministrar las herramientas metodológicas, organizar la tarea, y facilitar inicialmente los grupos de manera que puedan desenvolverse luego autónomamente.

  Realización de Inventarios Físicos

Un inventario preciso requiere una organización y preparación previa. La compenetración con el sistema informático es muy importante, de modo de sacar el máximo provecho con el mínimo esfuerzo.

Tenemos la experiencia como para realizarlo adecuadamente. Generalmente el trabajo físico y la carga de datos en el sistema se realizan con personal de la propia empresa poseedora de los materiales, aunque esa no es una condición necesaria.

  5S

Esta técnica, que nos llega como parte del Sistema de Producción Toyota, es conocida por la mayor parte de las empresas. También fue aplicada por muchas de ellas aunque los éxitos, que se juzgan por los resultados, son muy escasos.

En sí se trata de un método para conseguir ambientes de trabajos limpios, seguros y agradables por medio de cinco pasos, cuyos títulos, expresados fonéticamente en su idioma original, parecen comenzar con la letra “s” de nuestro abecedario.

Para conseguir un implante exitoso se requiere además de una etapa de capacitación, que no apunte sólo al plano cognitivo sino también al volitivo, un apoyo consecuente de la Dirección. Se requiere persuadir a todo el personal que su aplicación es beneficiosa para el conjunto, y luego estimular la aplicación.

Hemos participado de aplicaciones satisfactorias y podemos colaborar en reiterar las experiencias.

  Capacitación

Existen cursos para cada una de las actividades listadas, destacándose, por su trascendencia, dos de ellos:

• Optimización del Inventario de Materiales y Repuestos (MRSO)
• Análisis de Causa Raíz (RCA)